“Du är väl flexibel, gamle vän?” frågade nyligen Annika Ström Melin, ledarskribent på Dagens Nyheter. I ett kort inlägg beskriver hon en ny trend inom svenskt arbetsliv kallat aktivitetsbaserat arbete. Principen bygger på att göra sig av med traditionella kontor till förmån för ett mer flexibelt sätt att jobba. Framförallt involverar detta att byta ut sitt privata skrivbord mot gemensamma arbetsytor i syfte att göra de anställda mer mobila. Tanken är att ett mer flexibelt arbete ska främja kommunikation och kreativitet mellan individer, och på så sätt leda till ett mer effektivt sätt att utföra sina uppgifter.
Idén om aktivitetsbaserat arbete är dock inte nytt, utan en vidareutveckling av det öppna kontorslandskapet. Genom att riva ner väggarna mellan de anställda ville företag på 1950-talet göra sina verksamheter flexibla för förändringar inom och utanför organisationen. Öppna kontorslandskap var lättare att förändra än fasta kontorsplatser, vilket är en fördel om företaget behöver expandera eller skära ner. Samtidigt fanns det en utbredd uppfattning att öppna kontorslandskap förbättrade kommunikationen mellan de anställda, vilket antogs rendera i högre arbetsmoral och i sin tur produktivitet.
Trots att öppna kontorslandskap har existerat under en lång tid saknas det däremot stöd för att det faktiskt gör arbetet mer effektivt. En del studier pekar på att det är relaterat till en rad positiva aspekter, däribland bättre kommunikation mellan de anställda och deras chef. Andra studier har samtidigt funnit ett flertal negativa aspekter, exempelvis lägre produktivitet och mindre tillfredsställelse på jobbet. Det största problemet med öppna kontorslandskap har visat sig vara svårigheten att kunna koncentrera sig för alla distraktionsmoment, liksom upplevelsen av att inte kunna vara privat på sin arbetsplats.
Både öppna kontorslandskap och aktivitetsbaserat arbete kan dessutom sätta käppar i hjulet för skapandet av smarta rutiner bland de anställda. En av de mest verksamma saker vi kan göra för att bli effektiva handlar nämligen om att etablera förutsägbara vanor. Forskning visar att rutiner ökar vår produktivitet och minskar risken för prokrastinering eftersom vi slipper ägna tid och möda åt att fatta lika många beslut i vår vardag. Ett mer flexibelt arbete kan således motverka förutsättningarna att skapa smarta rutiner när vi jobbar, i synnerhet om det inte ens finns en fast plats att utföra sina uppgifter på.
Flexibilitet behöver förstås inte alltid vara av ondo. I ett samhälle där en stor del av jobbet går att utföra på distans kan öppna kontorslandskap och aktivitetsbaserat arbete vara ett smart sätt att organisera sin verksamhet. Det gäller dock samtidigt att inte glömma bort människors behov av en privat sfär även på jobbet. Forskning pekar på att företag framförallt behöver blir bättre på att tillgodose sina anställda med avskilda platser för mer förtroliga samtal, liksom att fastställa riktlinjer för hur jobbet ska skötas på arbetsplatsen för att fungera så bra som möjligt för så många som möjligt.
Akademisk referens: Brennan, Chugh, & Kline (2002). Traditional versus open office design: A longitudinal field study. Environment and Behavior, 34(3), 279-299.
Wood, W., & Neal, D. T. (2007). A new look at habits and the habit-goal interface. Psychological Review, 114(4), 843-863.
