Svåra samtal på distans

Vad är skillnaden mellan naturligt växande träd i en skog och planterade träd? Det kanske inte syns så tydligt på ytan, mer än att de planterade träden står i rakare rader. Skogsvaktaren Peter Wohlleben berättar dock i sin bok Trädens hemliga liv att det är under marken och osynligt i luften som den största skillnaden finns. Naturligt växande träd kommunicerar med varandra, via sammanlänkande rotsystem och att genom att släppa ifrån sig olika ämnen och dofter. Ett träd kan exempelvis vid skadedjursangrepp varna de andra träden, så att de kan förbereda sig och bli mer motståndskraftiga mot angreppet.

Svåra samtal kan handla om flera saker. Till exempel att ge ett svårt besked, ge konstruktiv feedback eller hantera en konflikt. Team som är vana att jobba fysiskt har upparbetat massor av “osynliga” kommunikationsvägar likt trädens rötter under marken. Vi sänder och fångar massor av signaler på hur andra har det och mår genom kroppspråket. När vi jobbar på distans är våra rötter är inte längre sammankopplade. Därför blir det svårare att “känna av  läget” för det svåra samtalet. Alla människor får ibland svåra besked, och hur vi reagerar är olika. Du som ska ge ett svårt besked kan inte påverka att besked ska ges, men du kan påverka hur du ger det. Tveka inte att berätta något svårt om du tror att mottagaren gynnas av det i längden, men gör det på ett mjukt sätt. Här är 3 saker som är bra att tänka på när du ska ta svåra samtal på distans:

1. Välj rätt tillfälle för det svåra samtalet

När blir det bäst för mottagaren att höra det svåra budskapet du vill förmedla? Att få konstruktiv feedback precis innan ett viktigt kunduppdrag ska genomföras är inte bästa tajmingen. Eller att bli uppsagd på fredag eftermiddag och ha hela helgen att fundera i ensamhet. Jobbar ni på distans behöver du också fundera på var samtalet bäst sker, telefon, video eller annat? Enligt en studie av forskarna Martha Maznevski och Katherine Chudoba behövs rikare kommunikationsmedia ju mer personligt och relationsorienterat samtalet är. När vi tolkar ett budskap använder vi inte bara vår hörsel, utan också vår syn. Den icke-verbala kommunikationen – alltså kroppspråk och ansiktsuttryck är viktig för att undvika onödiga missförstånd.

2. Ge beskedet utan att dröja 

Varför dröjer vi ibland med att säga något jobbigt? För att vi inte vill såra den personen tänker du kanske. Och visst, det är ofta den rationella förklaringen. Men det som oftast är det som hindrar oss i stunden är vårt emotionella motstånd – det känns obehagligt. Precis som att vi undviker att ta de svåra samtalen kan vi i det svåra samtalet gå som katten kring en het gröt. Tyvärr är detta försök att förmildra ofta mer ett säkerhetsbeteende för oss själva, än hjälpsamt för den som ska få det svåra beskedet. För att hjälpa mottagaren ska du istället komma till det centrala beskedet så snart som möjligt. Då finns det mer tid kvar för hantering av reaktionen hos mottagaren. Var tydlig och förmildra inte budskapet i onödan, minimera utrymmet för egna tolkningar som kan leda till missförstånd. Avsätt tillräckligt med tid, så du har utrymme att lyssna på reaktionen. Det blir lättare att behålla tålamodet om motparten reagerar negativt.

3. Lyssna på reaktionen

Avgörande för att det svåra samtalet ska landa mjukt är att du ger utrymme för den andre att reagera. Efter att du sagt det svåra behöver du lyssna. Alla som får ett svårt besked vill inte prata, och då ska du inte pressa fram något med frågor. Men du kan lyssna, visa empati och spegla den andres känslor så den känner sig sedd och bekräftad. Går det att göra digitalt? Forskarna Ryan Holstead och Andrew Robinson har nyligen publicerat en studie där de undersökte just vad som sker när svåra cancerbesked på grund av coronapandemin lämnas digitalt istället för öga mot öga. De såg att svåra besked kan lämnas via videosamtal eller telefon på ett bra sätt, men det kräver fokus på detaljer för att visa empati och bekräfta känslor som kommer mer automatiskt när vi möts öga mot öga. Det som kanske hade gjorts med en hand på axeln, eller ett varmt leende i ett fysiskt möte behöver i ett telefonsamtal eller videomöte tydligare uttryckas. För att nå fram med budskapet på ett bra sätt digitalt behöver du därför vara mer explicit verbal. Exempelvis genom att fråga om den andras känslor och uttryckligen säga att du ser och hör mottagarens reaktion så att den känner sig bekräftad. 

Svåra samtal på distans – såhär gör du

Så om teamet nu är som en nyplanterat skog i varsitt hemmakontor, utan rötter under marken som kan kommunicera med varandra – hur lyfter ni svåra frågor? Undvik inte svåra samtal för att det är svårare än vanligt, men se till att göra det mjukt. Det här är lätt att prata och kanske att förstå – men hur gör du då i praktiken? På vår beteendeförändringsplattform Habitud får du konkreta tips om hur du gör för att ta svåra samtal på distans.

Att ta svåra samtal tidigt är ett sätt att förhindra att ett litet skav eskalerar till en konflikt. Vill du ha fler tips på hur ni i teamet kan förebygga konflikter och hantera dem när de uppstår i i distansarbetet? Kolla in kursen Tillit på distans med virtuell konflikthantering.

Vill du veta mer om att hålla bra svåra samtal på distans? Välkommen på vårt frukostwebbinarium den 30:e november kl 8.00. 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.