Ett gott samarbete och en god sammanhållning är som kondition. Vi måste hela tiden träna för att upprätthålla den. När Hemlöshetsmottagningen letade efter en teaminsats ville de inte ha ett tomtebloss. Alltså något som är härligt i stunden men snabbt brinner ut. De ville få hjälp att bygga upp en grundkondition för att sedan kunna fortsätta träna på egen hand.
Hemlöshetsmottagningen är en enhet inom Stockholms stads socialförvaltning som jobbar med att hjälpa stadens hemlösa. Medarbetarna jobbar tätt tillsammans och är beroende av varandras arbete för att kunna göra ett bra jobb. Benjamin, som är chef för enheten, tog in Psykologifabriken för att stärka gruppsammanhållningen och skapa förutsättningar för ett bra samarbete.
Så lade vi upp teamets träningsprogram för ett starkare samarbete
Insatsen följde våra fyra steg för teamutveckling. Vi började med att välja ett fokus för insatsen genom att kartlägga hur teamet låg till på de åtta principerna. Därefter samlade vi gruppen för en inledande workshop där vi gick igenom alla principerna med särskilt fokus på den sjätte principen om konflikthantering. För att den som ville skulle kunna fördjupa sig ännu mer fick alla också ett exemplar av boken Ensam eller stark, innan vi sågs igen för en andra workshop.
Intensiv träning lönar sig
För den som vill stärka sin kondition räcker det förstås inte med ett eller två ordentliga friskispass. Vi måste ge oss ut och jogga flera gånger i veckan. Av samma anledning behöver en grupp som vill utveckla sitt samarbete också träna på egen hand mellan workshops. Då är det bra att ha en PT, eller psykologisk tränare som kan stötta och hjälpa till.
Benjamin, som är chef på Hemlöshetsmottagningen, och Therese som jobbar i gruppen, fick därför löpande handledning för att kunna agera psykologiska tränare. Tillsammans lade vi upp ett träningsprogram för gruppen med övningar från vårt beteendeförändringsverktyg Habitud. En del övningar gjorde medarbetarna på egen hand. Andra övningar diskuterade gruppen tillsammans på veckomöten. Som att lista allas ansvarsområden och vilka som ofta tar på sig uppgifter utanför ordinarie arbete. Övningen kastade på ett snällt sätt ljus på hur rättvis arbetsfördelningen upplevdes i gruppen. Genom att träna tillsammans kunde fler bli delaktiga i diskussionen om arbetsmiljön, vilket var uppskattat.
När vi sågs igen gjorde vi en ny mätning. Då kunde vi se att gruppen förbättrats ett helt skalsteg avseende förmågan att hantera konflikter. Ett fint kvitto på att gruppens ansträngningar lönat sig.
Bygga uthållighet för att orka träna över tid
Om vi tränar intensivt under en kort period så blir vi märkbart starkare. Om vi vill behålla den nyförvärvade muskelstyrkan, utveckla nya förmågor och nå långsiktiga mål så gäller det att hålla i träningen över tid. För Benjamin var gruppens uthållighet och fortsatta utveckling en uttalad ambition redan vid start.
Efter den andra och sista workshopen ville gruppen fortsätta jobba med princip fem om psykologisk trygghet på egen hand. Under workshopen tog vi tillfället i akt att dra lärdomar från träningen hittills. Vad hade gått bra, vad hade varit svårt och hur tänker vi framåt? Därtill bollade jag och de psykologiska tränarna kontinuerligt svårigheter som de mötte och diskuterade olika strategier som kunde avhjälpa hinder på vägen. Vi drog flera viktiga lärdomar.
Lärdomar från insatsen: Så orkar vi träna över tid
Sänk svårighetsgraden. Till en början var planen att alla skulle göra övningar på egen hand varje vecka och dessutom göra diskussionsövningar på möten. Den intensiva träningen gav förvisso snabba resultat. Men det blev för ansträngande för att teamet skulle orka fortsätta. Benjamin och Therese valde därför att trappa ner på antalet övningar till en övning per vecka som de gjorde i samband med veckomöten. Det är en lärdom som vi på Psykologifabriken tagit med oss när vi nu utbildar fler psykologiska tränare.
Slipa trösklarna. Hur ser vi till att psykologisk träning inte blir ytterligare en arbetsuppgift som inte hinns med? För att ge tid åt träningen fick alla sätta ut en kvart var i veckoschemat där de ostört kunde göra veckans träningstips. Det underlättade, men var inte tillräckligt för att alla skulle komma till skott. Benjamin och Therese märkte också att gruppen som helhet fick mycket mer ut av träningen när alla gjort övningarna. I slutändan var det enklaste att helt enkelt sätta av tid för individuell träning även på möten, och att diskutera övningen tillsammans direkt efteråt.
Skräddarsydda övningar. En diskussionsövning blir förstås bättre om gruppen förstår syftet med den. Benjamin och Therese märkte att det var enklare att förklara övningar som de själva valt ut. Det tycker vi på Psykologifabriken var en himla rolig lärdom! Vi vill ju väldigt gärna att våra psykologiska tränare både ska vilja och kunna lägga upp sina egna träningsplaner. Därför har vi nu utvecklat en funktion för att kunna söka rätt på träningstips. Dessutom har vi skapat möjlighet för psykologiska tränare att sy ihop sina egna kurser. En till sak som underlättade var att det inte bara var Benjamin som chef som bestämde utan att Therese som ambassadör för gruppen också var med och valde övningar.
Var resultatet mödan värt?
Utöver en mätbar förbättring i förmågan att hantera konflikter så märkte Benjamin och Therese också av flera förändringar av deras och gruppens arbete. Så här skriver Therese och Benjamin:
Tränar Hemlöshetsmottagningen fortfarande på sitt samarbete ibland?
I en jobbvardag där arbetsuppgifterna står i fokus är det förstås en ansträngning att hålla den psykologiska träningen i medvetande. Inkommande puckar tar tid från den planerade psykologiska träningen på mötet. De “riktiga arbetsuppgifterna” känns viktigare än en samarbetsövning. Samtidigt är samarbete inte något vi kan förpassa till den årliga verksamhetskonferensen. Samarbete sker i varje interaktion på jobbet. Därför är det också i dessa interaktioner på jobbet som vi behöver träna – i fikarummet, på mötet eller när vi sätter målen. Vi på Psykologifabriken jobbar ständigt för att skapa förutsättningar för att vi ska kunna träna just så.
Efter insatsen fortsatte Hemlöshetsmottagningen att göra olika typer av övningar i att ge varandra positiv feedback. Till exempel har de gjort olika varianter av Positivt baktal och gått rundor där var och en får säga något bra som en kollega gjort den senaste veckan. Dessa övningar har varit mycket uppskattade.
Hur vi håller i psykologisk träning över tid är en utmaning som är ständigt aktuell. Särskilt i de situationer då vi är pressade och samarbetet ställs på prov. Vi på Psykologifabriken är väldigt glada att vi fick göra den här insatsen hos er på Hemlöshetsmottagningen och är tacksamma över era reflektioner och lärdomar kring uthållighet i träningen, så att även vi kan fortsätta lära och utvecklas!
