En av Psykologifabrikens favoriter när det kommer till att få oss att bli mer effektiva på jobbet heter David Stiernholm. Med målet att hjälpa människor frigöra mer tid utbildar han grupper och medarbetare i hur de ska åstadkomma ordning och struktur i sitt arbete. Det kan exempelvis handla om hur du skapar en bättre tidsplanering, eller hur du kan gå tillväga för att sortera dina datafiler på ett smartare sätt. Att vara organiserad i hur vi tar oss an saker och ting i vardagen är dock inte bara relevant för få bättre översikt och minska vår frustration, utan har även visat sig vara en viktig del i att förebygga prokrastinering.
I ett gästinlägg på David Stiernholms blogg beskriver jag hur en sådan enkel sak som ett städat skrivbord har visat sig leda till färre uppskjutna uppgifter. Anledningen till att det faktiskt fungerar stavas färre distraktioner, vilket annars är en vanlig källa till att vi inte tar itu med det som är angeläget. Distraktioner består oftast av sådana saker som pratglada kollegor, en plingande smartphone eller inkommande mail, men lika vanligt är det att tappa koncentrationen till följd av en stökig miljö. Genom att vara omgiven av oordning försämras helt enkelt vår förmåga att bibehålla fokus på det som är angeläget.
Att städa skrivbordet är dock sällan det första vi tänker på när det kommer till att få saker och ting gjorda i tid. Det kan snarare framstå som motsägelsefullt att behöva rensa upp runtomkring sig när det finns mer trängande uppgifter att ta itu med. Dessvärre är det just detta som många personer kan behöva göra för att lättare komma till skott. Genom att ständigt skjuta sin städning på framtiden växer högarna med osorterade papper och post-it lappar, vilket i sin tur bidrar till att det blir allt svårare att börja jobba. I förlängningen utvecklas detta lätt till en negativ spiral av allt fler distraktion och ofullbordade uppgifter.
Det finns därmed en goda argument för att faktiskt avvara en del av sin tid till att städa upp sitt skrivbord, även om det finns andra saker som också pockar på vår uppmärksamhet. Genom att skapa större struktur får vi helt enkelt bättre förutsättningar att hinna klart med våra övriga åtaganden, såväl på jobbet som i privatlivet. Det kan till och med finnas omständigheter då det är smart att skjuta upp en uppgift i syfte att få ordning på vår arbetsplats, något som inom psykologisk forskning brukar kallas för produktiv prokrastinering, förutsatt att vi inte undviker att ta tag i den alltför länge.
Akademisk referens: MacCormick, J. S., Dery, K., & Kolb, D. G. (2012). Engaged or just connected? Smarthpones and employee engagement. Organizational Dynamics, 41, 194-201.
Lay, C. H., & Schouwenburg, H. C. (1993). Trait procrastination, time management, and academic behavior. Journal of Social Behavior and Personality, 8, 647-662.
