Går det att få mer gjort på jobbet och samtidigt minska risken för stress och mental utmattning? Nya rön inom psykologisk forskning visar att vi kan tjäna mycket på att ändra vårt sätt att arbeta. Lösningen stavas struktur, regelbundna pauser och fritidsaktiviteter – knep som minskar risken för att bli distraherad och ökar möjligheten för återhämtning. Psykologifabriken genomför just nu ett experiment som handlar om att omsätta dessa saker i sin egen vardag med hjälp av det digitala verktyget Viary. Syftet är att se om enkla förändringar i vårt sätt att arbeta kan få stora konsekvenser för vad vi lyckas prestera på jobbet samt för vårt allmänna välbefinnande.

Jag blev nyligen intervjuad av tidningen Internetworld om vår förmåga att göra många saker samtidigt. I artikeln, som du kan läsa här, förklarar jag varför det är så svårt att ägna sig åt flera komplexa uppgifter parallellt, samt varför dagens arbetssätt lätt leder stress och mental utmattning. Jag tar då bland annat upp studier av  människans informationsbearbetning som visar att vår hjärna inte är särskilt duktig på att hålla många bollar i luften, åtminstone när det gäller mer avancerade sysslor. Det innebär att vi ofta sätter krokben för oss själva när vi försöker att koncentrera oss på vad chefen säger samtidigt som vi skriver ett mail, eller när vi hoppar mellan ordbehandlaren och att chatta med vänner på Facebook. Inte nog med att vi har svårt att dela vår uppmärksamhet mellan olika uppgifter, det har även visat påverka vår produktivitetsförmåga och bidra till mental utmattning. Det finns med andra ord mycket att vinna på att hålla sig till en sak i taget och att inte jobba med för många saker parallellt.

I artikeln i Internetworld tipsar jag bland annat om ett antal datorprogram och applikationer som går att använda för att få en bättre struktur på jobbet. Samtidigt kan vi åstadkomma väldigt mycket genom att enbart få till ett par enkla saker i vår vardag, något som vi i Psykologifabriken just nu håller på att pröva i ett experiment som handlar om produktivitet och återhämtning. Deltagarna får testa att utföra ett antal beteenden varje dag som syftar till att fokusera på en sak i taget, ta regelbundna pauser, samt att skapa balans mellan arbete och fritid. Till sin hjälp använder deltagarna verktyget Viary som ett sätt att registrera de beteenden som genomförs, få kontinuerlig feedback, samt ta del av korta miniföreläsningar och artiklar om hur de kan jobba på ett bättre sätt.

Några av de beteenden som deltagarna har fått prova på under experimentets första vecka är att stänga av mailen i 45 minuter, ta en paus i jobbet på 5 minuter, samt att ägna sig åt sociala eller fysiska aktiviteter efter arbetstid – små enkla knep som i forskning har visat sig bidra till återhämtning och minska risken för mental utmattning. Bara under experimentets första fem arbetsdagar har deltagarna utfört i genomsnitt tio beteenden var, vilket är ett stort steg i rätt riktning mot att införliva dessa saker som rutiner i sin vardag. Varje vecka kommer sedan nya beteenden att dyka upp  i deltagarnas Viary, med syftet att undersöka hur dessa förändringar i sitt sätt arbeta kan bidra till ökad produktivitet och minskad mental ansträngning. Tanken är att de beteenden som deltagarna får prova på kan bidra till att skapa en bättre struktur på jobbet, reducera upplevelsen av trötthet, samt i förlängningen även frigöra tid till annat än arbete.

Experimentet är planerat att pågå fram till jul, och kommer därefter att utvärderas med hjälp av registrerade beteenden och självskattningsformulär. Det finns emellertid redan en hel del forskning som tyder på att dessa enkla förändringar i sitt sätt att jobba kommer att bli allt viktigare i dagens samhälle. I takt med att gränserna mellan arbete och fritid suddas ut, och där kravet på tillgänglighet ökar, kommer anställda behöva bli bättre på att strukturera sina arbetsdagar. Förhoppningsvis kan de beteenden som deltagarna får prova på leda till en minskad upplevelse av krav och stress, och att öka möjligheten till återhämtning både under och efter en arbetsdag.